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Hi,你准备派驻团队到联合办公空间了吗?

浏览次数: 118 日期:2017-12-22

 2017-12-21 未来办公一姐 FutureWork未来办公



文 | MEGAN HANNEY

译 | 未来办公,一姐

长文,干货,胆小勿入



企业入驻联合办公:驱动力,效益,挑战

企业进驻联合办公空间的比例正在上升。 推动这一趋势的因素包括提高灵活性,降低成本,强调员工价值和全球创新动力 然而,企业进驻联合办公空间是有自己的战略考量

那么他们到底为什么要进入这样的空间,这样做好处和坏处是什么? 这种趋势对于联合办公空间提供者而言,又有什么益处和挑战?

预计未来几年将有更多的企业会成为联合办公空间的会员。 像Mindspace1(德国联合办公企业)这样跨越欧洲和以色列的大型联合办公空间,就拥有微软和三星这样的企业级会员 横跨美国的Serendipity Labs2,同样为亚马逊(Amazon)或通用电气(General Electric)等公司提供工作空间。

毫不疑问,当许多企业公司明确地将联合办公整合到其业务战略中时,联合办公将会进驻越来越多这样的企业级会员。这种情况的发生并不取决于空间的大小,譬如小型联合办公企业,如布达佩斯的KAPTÁR,也开始与企业公司开展试点项目,以发展和建立关系。 

那么,究竟是什么促使这些知名的,具有前瞻性的企业走向联合办公呢?

1- 创新与合作

对于企业的联合办公,创新和协作是重中之重。 这两个要素通常是那些具有“前瞻性”公司的显著特质。 品牌企业通过与技术,创新和共享经济建立联系,从而与竞争对手区分开来。 Serendipity Labs销售和企业解决方案总监Susan Harrison指出,这些公司在我们的空间中能更好地捕捉到创新的商业机会”。

Mindspace市场营销副总裁Oded Israel进一步强调,初创公司如何同时受益于大型企业:“企业给他们带来了分销渠道和市场,以及产品拓展方面的经验和深厚的行业知识。 创业公司可以通过直接访问隔壁办公室的企业会员,或者在午餐期间的交流中获益。 他们感谢企业对他们解决方案的认可,同时我们的创业者和代理客户通常会把大公司作为他们产品和服务的有望客户。

这样的表述与行业研究非常吻合。埃森哲“利用企业家的力量”一文指出,78%的企业高管认为与企业家合作,鼓励创新是非常重要的。

2企业经济效益

许多正在转向联合办公空间的企业是为了节省资金。 Oded Israeli 解释说,这是企业转向联合办公空间的主要推动力,这已经不仅仅是关乎早期入住者(企业家,自由职业者和创业公司)。大型企业正在意识到整个团队在共享空间中的实际可衡量的益处,因此他们使用联合办公空间也越来越频繁。

据他介绍,与常规的办公室的租赁相比,联合办公空间可以为公司节省20-40%的成本。尤其是当一家公司快速扩展到一个新的市场,通过让团队入驻到联合办公空间,企业公司可以避免安装成本和企业的日常管理费用。他们不必担心家具,室内设计,办公室清洁或管理费用。一切都包括在内。创新并不是吸引企业入驻的唯一原因,基础的商业服务也在推动这一趋势。

根据企业房地产趋势(Corporate Real Estate Trends)统计,77%的企业房地产主管感受到高层管理人员为降低房地产运营成本而施加的压力,这是非常有意义的。 72%的人也对他们假定的空间需求提出质疑。 这种压力也是企业转向共享空间的主要原因。 调查显示,45%的全球租户使用共享的工作场所来降低成本,41%的用户是希望从灵活的租赁期限中受益。 

2020年

联合办公空间

的使用预计会超过

传统的办公室

虽然可以大幅度节约成本,但不能一概而论。 KPMG联合办公总监Kirsty Mitchell表示:“我们不是将使用联合办公空间作为扩大我们自己房地产的目的, 联合的真正价值来自于通过提供网络和服务的“管理办公室”的整体方法。 如果没有这个,只是单纯的拥有灵活的租赁市场,风险是很大的。”

尽管如此,Kirsty承认,“随着灵活办公的工作趋势不断增长,联合空间比传统的企业房地产更具可持续性。 我们预计将有更多的企业团队转向联合办公空间,而不是增加他们自己的房地产足迹。

联合办公空间如何受益?
越来越多的企业公司选择使用共享空间的原因有很多,但是这对联合办公空间有什么好处呢?


1提高服务水平

拥有企业会员有很多好处。首先,企业成员对服务水平和标准有很高的期望。虽然达到这些标准的压力更大,但是当满足了这些标准就能带来其他好处。联合办公场所的供应商必须确保企业公司员工安全,舒适和高效。从环境、设计到服务和专业设施。联合办公拥有者应该如何应对压力才能满足这些标准呢?

Serendipity Labs声称“这些要求推动了我们继续提高我们的服务交付标准,我们不仅仅只是要满足,更要超出预期。这有利于我们所有的会员。公司业务胜在不断开拓,我们很高兴企业团队继续把我们作为他们的解决方案提供者。”

Mindspace也强调了这种确切的观点,他们强调:“满足大型企业对网络连接,隐私和安全性的更严格要求,也是我们的产品向前发展的推动力,同时可以造福整个社区。”

2提高占用率

在美国, 新政策意味着企业占用空间可能会大幅增加。这要归功于联邦会计准则委员会制定了一项新的准则,要求公司在其资产负债表上披露租赁应付款作为债务,以平衡利润。此准则将在2019年生效,彻底改变公司的债务平衡,不能再将租赁放置于表外。

由于这项新政策,许多公司可以规避签署大型、传统的租赁合同,并且试图逃避任何可能长期绑定的租赁。来自Serendipity Labs的Susan Harrison解释说:“老牌公司正使用这类政策来减少传统的办公租赁义务,尤其是5000平方英尺以下的租赁。根据新的指导方针,公司利用联合办公会员资格,租赁时间在12个月以内就不需要披露。”

3稳定会员和增值

将企业作为固定租户可以获得更高价值,通过拓展并使现有联合办公空间服务更加多样化吸引新会员。英国KPMG就是一个很好的例子。他们的“高增长”团队来自众多的联合办公空间,以支持创新业务规模的扩张与成长。他们已经建立了一个特定的“市场模式的联合办公路线”,直接和联合办公空间拥有者一起为会员提供支持。

KPMG(毕马威)的联合办公空间总监概述了他们的战略:“我们删选出有所作为的团队,并与他们一起了解所有商业雇主。然后,他们会建立新的关系并开展教育。即使企业当初并不知道他们需要什么样的支持,等到那时也就是发生魔法的时候了! 

这可以是一个双赢的局面,当KPMG 从一个充满活力的商业市场中受益,这不仅仅是因为他们了解这些市场,而是因为他们相互并肩工作。 KPMG与来自伦敦3个联合办公空间(LABS,Second Home和Office Space)的15名员工,到2018年,计划达与来自6个空间(包括伦敦以外)的30名员工一起共事。他们的全球会员公司也使用联合办公空间,尤其是以色列和美国的团队。 Kirsty表示:

“人们希望更贴近客户,更接近市场,更接近产业。难道还有什么比坐在他们中间,去实现这些事情更好的办法吗?”

1留住千禧世代劳动力

办公空间可以留住千禧一代。用Mindspace的话来说,“千禧一代是当今创业公司和企业主力军,他们的价值观影响着他们的工作价值。今天的人们希望更灵活的工作地点和时间,他们希望与其他人建立联系,谋求个人发展,工作是为了更好的生活(反之亦然)。

像Mindspace这样的联合办公空间就会依据这样的价值观来设计他们的空间。作为会员,Mindspace为社区提供了聚会,研讨会,社交活动,健康课程和现场健身房。因此,他们成功地吸引了千禧一代的管理者和具有前瞻性的企业来享受未来办公。

Serendipity Labs补充说,“大型公司的雇主热衷于通过实施包括远程和灵活工作在内的方式来实现现代化的工作价值,以满足员工的需求”。根据Gallop的研究,那些远程工作的人达20%。

2利用协作空间

虽然小型的联合办公空间可能没法容纳大型团队,但他们依然有空间被企业用于活动和会议。 KAPTÁR最近与当地和跨国公司开展了一个试点项目,允许员工和客户使用会议室,社区和活动空间来体验联合办公环境。
KAPTÁR社区团队的MatildMárta强调:“对于匈牙利的许多公司来说,联合办公仍然是一个新事物。 他们的客户目前依旧局限在自由职业者,具有特殊行业知识的人才和创新者。 因此,我们计划通过增加公司类型的客户,来拓宽我们的客户群。“

联合办公空间和企业面临的挑战是什么?

与所有伟大的事情一样,挑战与机遇是并存的。 联合办公空间提供商需要克服的问题有哪些?

1文化冲突

企业常常会担心,入驻到联合办公空间是否会失去企业文化。 Serendipity lab也听到了这些担忧,但很快这种担忧就消失了。 因为联合办公业主往往会满足所有成员(包括企业客户)需要成功的需求。 目睹这一现象,大型企业理解创业者的“理想”和“价值”,从而不再强加企业文化。

苏珊·哈里森(Susan Harrison)强调,他们大多数的成员(如果不是全部的话)“都是认真对待业务的专业人士。企业和其他成员的行为并没有什么不同,实际上它们非常相似。到了上午8:30,我们的空间非常活跃,不管会员类型如何,都会穿着适合职场环境的着装来到这里。  KPMG 联合办公的总监补充说:“打造与个性和会员相匹配的空间,是让我们的模式发挥作用的关键,也是选择合适的联合办公空间入驻的关键。如果不能成为联合办公空间拥有者的伙伴,那么我们能带给社区的价值是有限的。当你和一个厉害的团队一起工作,那么就可以运作的很好,这就是为什么我们和联合办公拥有者们一起工作,以确保我们保持和谐的关系。”

2满足严格和具体的要求

大公司成员要求具体的安排以满足他们需求的情况是相当普遍的。 在Mindspace,这可以包括从VPN网络到专用会议室的任何事物,以及要求某些区域需要更为严苛的门禁。 那究竟该如何回应这样的请求呢?Mindspace 坚信能够为会员提供独特的体验,所以我们努力寻求双赢的解决方案,使我们的会员公司和社区都感到高兴和高效。”

3安置大型团队

当会员签署30个办公桌时,这是一种很棒的感觉,但是当他们提交通知时,感觉就不是很好了。安置大型团队非常麻烦,尤其是当你不得不移除隔断来容纳他们,给他们提供额外的灵活性,包括布置个性化空间或替换掉你的IT供应商。 当一个大团队为你带来高收入的时候,也很容易发生让品牌或社区的指导方针来适应他们。 一旦成员离开,还可能会产生连锁反应。 您必须考虑如何快速引入新会员,以确保空位不会给您的收入造成太久的影响。

4从常规商业空间迈向社区

许多企业联合办公的成员来自于与联合办公社区有着大不相同管理规则的服务式办公环境。譬如像清洁卫生这类行为习惯,许多企业每天24小时都有现场清洁工,而联合办公空间则可能需要会员自行清理。

总而言之,强烈的迹象表明,入驻联合办公空间的企业数量将会增加。这是由于创新的巨大驱动力,房地产方面的成本收益以及围绕工作场所趋势的大量统计数据。

对于大多数联合办公空间而言,引入企业团队入驻的益处大于挑战。然而,联合办公空间因为受到这些挑战挫败或不能迅速适应企业团队的入驻空间也并不足为奇。联合办公空间的提供者还需要面对不同的、动态的需求,有时甚至发现很难全面维持客户满意度。而现在的问题是:哪些合作空间会屈服于挑战,或者不感兴趣,哪些会获得回报?


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